Các bạn có biết, lịch sử lưu lại rằng: “Vào thế kỷ thứ 3, các vị hoàng đế của nhà Ngụy Trung Quốc đã khởi đầu cho khái niệm quản trị hiệu quả bằng việc đánh giá các thành viên hoàng tộc đã hành động như thế nào bằng các tiêu chí được đưa ra bởi hoàng đế.” Những tiêu chí này sẽ được sử dụng để ra các quyết định xử phạt đối với các thành viên hoàng gia phạm lỗi. Khái niệm căn bản của KPI ra đời từ đó.

Đến ngày hôm nay, chúng ta đang sống trong một thế giới được quản lý bởi KPIs – thuật ngữ không còn xa lạ đối với các doanh nghiệp, công ty. Chúng được sử dụng rộng rãi trong mọi ngành công nghiệp. Chúng đã tiến xa hơn những phép đo đơn giản mà người ta từng sử dụng. Nếu bạn đang sử dụng KPIs trong công ty của bạn, hãy nhớ rằng thế giới đang không ngừng phát triển, vì vậy, bạn hãy nhớ luôn luôn cập nhật những kiến thức mới nhất để ngày càng hoàn thiện KPI của công ty mình. Sau đây hãy cùng newtopstrategy.com  tìm hiểu đặc trưng cơ bản về KPI nhé.

Khái niệm KPI

KPI là từ viết tắt của Key Performance Indicator. Hiểu chung theo nghĩa Tiếng Việt là chỉ số hiệu suất cốt yếu của một đối tượng tương ứng. Có thể đó là chỉ số chính để đo lường hiệu quả thành công của một công việc, dự án, năng lực nhân sự, hoặc quy trình cụ thể trong kinh doanh.

Ý nghĩa:Chỉ số này chính là công cụ quản lý, giúp doanh nghiệp khảo sát, phân tích, đo lường khả năng hoàn thành mục tiêu đã đề ra.

Đặc trưng cần có của KPI

7 đặc trưng sau đây được tổng hợp bởi rất nhiều chuyên gia phân tích và nhà quản lý.

  1. Có thể định lượng được nhưng không nhất thiết mang tính chất tài chính (Non-financial measures). Điều này có nghĩa là KPI không biểu diễn bởi tiền bằng Dollar, Yên hay Pound,…

  2. Tần số đo lường luôn kèm theo (ví dụ hằng ngày, tháng…)

  3. Có sự tham gia của Ban Giám đốc

  4. Dễ dàng hiểu được cách thức đo lường bởi tất cả nhân viên

  5. Gán trách nhiệm đến cá nhân hoặc đội, nhóm

  6. Ảnh hưởng có ý nghĩa (Ảnh hưởng đến các nhân tố thành công then chốt (Critical Success Factor))

  7. Ảnh hưởng tích cực (Ảnh hưởng đến các đo lường hiệu suất khác theo một cách tích cực)

Yếu tố KPI không có dính đến tính chất tài chính, giả sử là 1000$/ngày chẳng hạn. Là bởi vì nếu điều đó xảy ra thì nó là KRI (Key Result Indicator) và xem hoạt động bán hàng trở thành một kết quả hoạt động. KPI được hiểu sâu hơn thế nhiều. Đó có thể là số lần liên lạc với các khách hàng mà đem lại lợi nhuận cho doanh nghiệp. KPI thường được đo lường theo ngày, hàng tháng, hàng quý hay hàng năm dựa theo từng vị trí công tác trong doanh nghiệp hay chu kỳ kinh doanh của doanh nghiệp.

Quy trình chung xây dựng hệ thống KPIs

Không phải tất cả các tổ chức/ doanh nghiệp/ dự án đều áp dụng KPI giống nhau. Quy trình áp dụng tùy thuộc vào mục tiêu của từng đơn vị. Tuy nhiên, khung chung về quy trình để xây dựng hệ thống KPIs như sau:

  1. Xác định chủ thể xây dựng KPI

  • Người xây dựng KPIs thường là nhà quản lý cấp cao, trưởng bộ phận/ phòng/ ban. Nhưng dù là ai thì cũng phải là người có chuyên môn cao và hiểu rõ về mục tiêu, nhiệm vụ của tổ chức/dự án. Đồng thời hiểu rõ về KPI.

  • Sau khi xây dựng khung cá chỉ số đánh giá hiệu suất cốt yếu. Để đảm bảo tính thống nhất, khả thi, cần phải có sự góp ý, thẩm định của các bộ phận/cá nhân liên quan

  1. Xác định chức năng, nhiệm vụ của các bộ phận

  • KIPs được xây dựng cần thể hiện và gắn liền với chức năng, nhiệm vụ của từng bộ phận/ phòng/ ban/ dự án.

  1. Xác định vị trí chức danh và trách nhiệm của từng chức danh

  • Đây là bước mô tả công việc chi tiết của từng cá nhân trong nhóm. Trong đó nêu rõ trách nhiệm của từng chức danh một cách rõ ràng, cụ thể và khả thi.

  1. Xác định các chỉ số hiệu suất cốt yếu KPIs

  • Chỉ số của nhóm/ bộ phận: được xây dựng trên cơ sở chức năng, nhiệm vụ của từng nhóm/ bộ phận

  • Chỉ số cá nhân: xây dựng các KPIs cá nhân theo đúng yêu cầu được đề ra

  • Xây dựng kỳ đánh giá từng chỉ số cụ thể

  1. Xác định khung điểm số cho các kết quả thu được

  • Tương ứng với từng chỉ số, sẽ có các mức độ điểm số khác nhau, phụ thuộc vào mức độ hoàn thành công việc

  1. Đo lường, tổng kết và điều chỉnh nếu có

  • Trên cơ sở khung điểm, nhà quản trị sẽ tổng kết mức tổng điểm và đưa ra các kết luận. Và đưa ra các điều chỉnh nếu cần thiết.

KPI trong Nhân sự tuyển dụng

  • Tỷ lệ ứng viên đạt yêu cầu tuyển dụng (A)

+ Cách tính: A = Số ứng viên đạt yêu cầu/ tổng số ứng yên

+ Ý nghĩa: A càng cao chứng tỏ công tác truyền thông tuyển dụng của doanh nghiệp tốt và ngược lại.

  • Chỉ số hiệu quả đăng tuyển (B)

+ Cách tính: B = Tổng chi phí quảng cáo tuyển dụng/ tổng số ứng viên

+ Ý nghĩa: B cho doanh nghiệp biết để tuyển được một ứng viên mất bao nhiêu chi phí quảng cáo

  • Tỷ lệ vòng quay ứng viên (C)

+ Cách tính C = Tổng số nhân viên đã tuyển/ tổng số nhân viên theo kế hoạch

+ Ý nghĩa: C càng cao chứng tỏ vòng quay nhân viên cao, vòng đời nhân viên thấp

  • Tỷ lệ vòng đời nhân sự (D)

+ Cách tính D = Tổng thời gian tất cả nhân viên phục vụ trong doanh nghiệp/ tổng số nhân sự đã tuyển

+ Ý nghĩa: Cho thấy lòng trung thành của nhân viên và hiệu quả cách quản lý của ban quản trị doanh nghiệp

  • Tỷ lệ nhân viên không hoàn thành nhiệm vụ (E)

+ Cách tính E= Số nhân viên không hoàn thành/ tổng số nhân viên

+ Ý nghĩa: cho thấy hiệu quả bố trí nhân sự cũng như năng lực từng nhân viên

Ngoài ra KPI trong quản trị nhân sự còn có các chỉ số khác như: KPI đánh giá về lương, về an toàn lao động, về hiệu quả đào tạo, hiệu quả giờ làm việc….

  • Thời gian để tuyển nhân viên

+ Chỉ số thời gian tuyển dụng là số thời gian trung bình kể từ khi yêu cầu tuyển dụng được chấp nhận đến khi nhận được nhân sự, ví dụ là 21 ngày.

+ Chỉ số này vừa ràng buộc trách nhiệm của bộ phận nhân sự trong việc tìm người, vừa là cơ sở định hướng cho các bộ phận trong việc chủ động xây dựng kế hoạch nguồn nhân lực.

Thông tin liên quan

Tìm hiểu về ma trân GE là gì?

Tìm hiểu về từ điển năng lực/ khung năng lực

Tìm hiểu về phân tích mục tiêu kinh doanh Portfolio

Tự xây dựng khung năng lực và đánh giá năng lực

Tags: